招待した名前と席の数を照合して足りない席を出す方法

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

招待した名前の数と、置ける席の数が、当日まで合っているか心配だ。

返事が途中で変わると、名前の数と席の数がずれてしまいます。

名前と席を照合する

招待した名前と用意した席を同じ表で突き合わせ、足りない席と余る席を分けてから当日を迎えましょう。

名前の一覧と席の数を別々に数えると、欠席や追加の連絡が入ったときに、どちらが今の数か分からなくなります。同じ表に名前、出席の有無、席番号を並べて差を見ると、足りない席と余る席を当日の前に分けられます。

使える表計算ソフト

名前と席の照合は、表計算ソフトで1人1行にすると進めやすいです。

• 手元のファイルだけで名前と席を突き合わせるなら、ExcelかLibreOffice Calcを使います。
• 返事の変更を複数人で同じ表に残すなら、Googleスプレッドシートを使います。
• どれも、出席する人の数と置ける席の数を引き、プラスなら余り、マイナスなら不足として別の欄へ分けます。

席の過不足を分ける

招待の名前と席は、次の順で同じ表にそろえると、当日の直前に差が残りにくくなります。

1. 招待した名前を1人1行で書き、欠席と未返信を出席とは別の印にする
2. 置ける席の数と、すでに割り当てた席番号を同じ表へ書く
3. 出席する人数と席の数を引き、足りない席と余る席を別の欄へ分ける
4. 追加や取消の連絡を表へ戻し、当日の前にもう一度差を見る

• 同じ人を漢字とかなで二重に数えない
• 欠席した人の席を、出席の席のまま残さない
• 余った席を不足の穴埋めに使う前に、その席が会場に置けるかを確認する
• 未返信は出席にも欠席にも決めず、席を仮に押さえるかどうかだけ先に決める

おすすめのパソコン

上の表計算ソフトで名前と席を照合する場合、パソコンがまだないなら、表を広く見られて席番号を入れやすいものを用意してみてください。個人的にはASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIがおすすめです。16型の有機EL画面と日本語テンキーがあるので、名前の列と席番号を並べて確認しやすいです。

席番号をテンキーで入れながら、16型の画面で名前の列と見られる点が、この照合では助かります。Officeは付属しないため、Excelを使うならライセンスは別に用意します。1.7kgの16型は、置く場所を確認してみてください。片手で軽く持ち歩く用途や、GPUが必須の作業には向きません。画面サイズやCPUの構成は、ASUS Vivobook S 16 M3607の仕様表で確認できます。

ASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SI

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まず名前を並べる

まずは招待した名前を1人1行にして、欠席と未返信を分けてみてください。出席する人数と席の数を引き、足りない席と余る席を別の欄にしてから当日を迎えます。パソコンがまだない場合は、ASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIの商品ページで、画面とテンキー、Officeが別である点を確認してみてください。