印刷した名簿と受付を照合して来ていない人だけ出す方法

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

印刷した名簿と受付を見比べても、来ていない人だけが残らない。

印刷した名簿と受付の記録が別々のままで、来ていない人だけを次の連絡に渡せないままです。

来ていない人の出し方

印刷した名簿の名前と受付の記録を突き合わせ、来ていない人だけを抜き出して次の連絡に使いましょう。受付で来た人に印を付け、終わったあとで印のない名前だけを残せば、次の連絡先が来た人と混ざりません。

名簿は参加予定の全体で、受付は実際に来た人の記録です。同じ表記で一致した人を来場済みにすると、残った名前だけが次の連絡の対象になります。

照合に使う手段

名前の突き合わせは、紙の名簿へ印を付ける方法と、表計算で未着の行だけを残す方法のどちらでも進められます。

• 受付が会場の紙だけなら、印刷した名簿に来た人の印を付け、印がない名前を書き出します。
• 名前がExcelやCalcにあるなら、来場の列を1つ足し、空欄の行だけを未着にします。
• 連絡係が別の場所にいるなら、スプレッドシートの未着一覧を共有し、電話やメッセージの対象にします。
• 紙の受付表を後で見返すなら、転記の前に姓と名の区切りを名簿と同じにします。

未着者を出す流れ

名簿を印刷してから連絡用の一覧を渡すまでを、特定のソフトのボタン位置に依存しない流れで進めます。

1. 参加予定の名前を名簿として印刷し、受付で見る表記と揃えます。
2. 受付の記録と名簿を付き合わせ、来た人だけに印を付けます。
3. 印がない名前だけを抜き出します。
4. その一覧を、次に連絡する人へ渡します。

• スペース、旧姓、ミドルネームの違いを、照合の前に同じ表記へ寄せます。
• 代理で受付した人と、本人が来た人で印の意味を分けます。
• 開始後に来た人は、抜き出したあとに未着から外します。
• 連絡用の一覧には、来た人を残しません。
• 連絡先は名簿の連絡欄を使い、受付メモの断片だけで電話しません。

複合機がない場合のおすすめ

名簿を印刷し、受付の紙が複数枚あるときは読み取る必要があるので、複合機がまだない場合は用意してください。個人的にはブラザー ファーストタンク DCP-J4143Nがおすすめです。自動で両面に印刷でき、複数枚をまとめて送るADFがあり、USB・有線LAN・無線LANでつなげるので、この照合の紙の出入りに使いやすいです。

受付の紙が複数枚あるとき、ADFでまとめて読み取れる点がこの照合では役立ちます。ADFがあることだけで両面を自動でスキャンできるわけではないので、両面スキャンが必要かは別に確認してください。自動両面印刷、ADF、USB・有線LAN・無線LANの対応は、ブラザー ファーストタンク DCP-J4143Nの公式商品ページで確認できます。

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次に始めること

まずは参加予定の名前を印刷し、受付の記録と表記を揃えて、来た人に印を付けるところから始めてください。印のない名前だけを書き出せば、次の連絡に渡せます。複合機がまだない場合は、紹介したブラザー ファーストタンク DCP-J4143Nの商品ページで、印刷と複数枚の読み取りが今回の名簿に合うかを確認してみてください。