必要書類リストと集めた書類を照合して足りない書類だけ集める

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

必要書類は集めたはずなのに、出す直前でどれが足りないのか分からなくなる。

リストと手元がずれていると、書類が欠けたまま出してしまいます。

足りない書類だけ集める

必要書類リストと集めた書類を同じ書類名で突き合わせ、足りない書類だけ集めましょう。

リストにあるのに手元にない書類を残すと、出したあとに不足が分かります。集めた側にある書類を、リストの別の書類の代わりに数えないでください。

照合に使う手段

書類名を左右に並べられる手段なら、この照合は進められます。

• 行数が多く、あとから書類を差し替えるときはExcelかスプレッドシートを使います。
• 提出先と一緒に同じ表を直すときは、Googleスプレッドシートが向きます。
• ソフトを入れずに済ませるときは、紙のチェック表で同じ照合ができます。
• どの手段でも、必要側と集めた側の書類名は同じ書き方にします。

書類を揃える流れ

出す前に、リストと手元の書類を一度突き合わせます。使うソフトで細かい操作は違うので、画面の中のボタンではなく、どの手段でも共通する流れだけを押さえます。

1. 提出先が求める書類を、書類名が一つずつ分かるリストにします。
2. すでに集めた書類を、同じ書類名の書き方で隣に並べます。
3. リストにあり、集めた側にない書類だけを不足として残します。
4. 不足の書類だけを集め、もう一度突き合わせてから出します。

• 似た名前でも、提出先が別の書類としているものは同じ行にまとめません。
• 集めた側にだけある書類は、不足の穴埋めにしません。
• 原本、写し、期限、宛名が違うものは別の行にします。
• 不足が残ったまま出しません。

おすすめのパソコン

文書と表で必要書類と集めた書類を突き合わせるなら、パソコンがまだないときは文書と表を扱えるものを用意してください。個人的にはLenovo IdeaPad Slim 3 83K600A4JPがおすすめです。国内向けのWindows 11 Home、14型1920×1200のIPS、Ryzen 5 7535HS、メモリ16GB、SSD512GBで、書類名の一覧を並べる作業に使えます。

すでに表を作れるパソコンがあるなら、この照合のためだけに買い足す必要はありません。買う場合は、必要な表計算や文書ソフトの版・期間・人数を確認してください。永久版が無条件で付いているとは限りません。表計算や文書のソフトが本体に付くとは確定していないので、別のライセンスが必要になる場合の費用も含めて、買う前に見てください。14型、メモリ、ストレージの記載はLenovo公式のIdeaPad Slim 3 83K600A4JPのページで確認できます。

Lenovo IdeaPad Slim 3 83K600A4JP

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照合から始める

まず、提出先の必要書類を書類名ごとに書き出し、集めた書類と並べて不足だけを残してください。パソコンがまだなく、表で進めたいときは、Lenovo IdeaPad Slim 3 83K600A4JPの商品ページで、画面のサイズとメモリ、必要なソフトのライセンスを見てください。