送付状の枚数と同封書類の枚数を照合して足りない書類だけ足す

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

送付状には枚数を書いたのに、封筒の中身と数が合っているか、封の前に不安になる。

送付状の枚数と、同封した書類の枚数が食い違うのは困りますよね。

足りない書類だけ足す

送付状に書いた枚数と同封した書類の枚数を突き合わせ、足りない書類だけ足してから封をしましょう。

送付状の数字と封筒の中身が違うまま封をすると、出したあとに不足が分かります。書類ごとの予定枚数と実枚数を先に見比べ、少ない行だけ足すと、足りている書類まで刷り直さずに封ができます。

照合に使う表計算

送付状の書類名と枚数は、1行1書類の表に置くと見比べやすいです。表計算でも手書きでも、列の役割は同じです。

• Excelは、自分のパソコンだけで枚数表を作るときに使います。
• Googleスプレッドシートは、確認する人が分かれているときに同じ表を見ます。
• LibreOffice Calcは、Excelがないパソコンでも同じ列の表を作れます。
• 紙の送付状と封筒の中身を数えるだけなら、表計算がなくても手書きの表で足ります。

封をする前の流れ

足りない分だけ足すときは、使うソフトのボタン位置ではなく、次の共通の順で見ます。

1. 送付状に書いた書類名と枚数を、1行1書類で表にする。
2. 封筒に入れた書類を、書類ごとに数えて実枚数の列へ書く。
3. 予定枚数より少ない行だけ、その差の枚数を用意する。
4. 足したあとにもう一度数えて、合ってから封をする。

• 送付状にない書類は足しません。
• 多い行は引き、足りない行だけ足します。

複合機がない場合のおすすめ

足りない書類だけをA4で刷って足すとき、複合機がまだ手元にないなら、印刷・コピー・スキャンができる1台を用意すると足ります。個人的には、白の通常本体であるエプソン カラリオ EP-887AWがおすすめです。A4のプリント・コピー・スキャンができ、6色染料の独立カートリッジ方式です。

足りないA4の書類は、前面2段給紙か背面の手差し1枚から出せます。文書を大量に刷ることをコスト最優先にする用途には向きません。対応する用紙と給紙は、エプソン公式のEP-887AW商品ページで確認できます。

エプソン カラリオ EP-887AW

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まず枚数を数える

送付状の書類名と枚数を1行ずつ表にし、封筒の中身を数えて、足りない行だけ足してみてください。複合機がまだ手元にない場合は、エプソン カラリオ EP-887AWの商品ページで用紙とインクの条件を確認してみてください。