紙のアンケートをスキャンして表計算へ転記する方法

枚数が多いと、設問と列の対応がずれやすいです。

紙を表の列へ移す

紙のアンケートは、設問を表計算の列にしてから回答を転記しましょう。

列を先に固定すると、読み取った用紙を見ながら同じ場所へ答えを入れられるので、枚数が増えても集計前の形が崩れにくくなります。

転記に使う表計算

紙の回答を表へ移すときは、答えを入れる表計算と、用紙を画面で見られる形にする読み取りを分けて使います。

手段	種類	主な役割
Microsoft Excel	表計算	設問ごとの列へ回答を入れる
Google スプレッドシート	表計算	同じ列構成をブラウザで共有する
LibreOffice Calc	表計算	手元のパソコンで表を作る
複合機やスキャナー	紙の取り込み	用紙をPDFや画像にする
スマホの文書スキャン	紙の取り込み	枚数が少ないときに1枚ずつ撮る

• 集計や共有が中心なら、ExcelかGoogleスプレッドシートで列を固定します。
• ネットに出さず手元で表を作るなら、LibreOffice Calcでも同じ列の考え方で足ります。
• 用紙が多いときは複合機やスキャナーでPDFや画像にし、少ないときはスマホの文書スキャンでも1枚ずつ取り込めます。
• 手書きの選択欄は、文字認識の結果だけで確定せず、紙の表記と照合してから列へ入れます。

紙から表への流れ

使うソフトのボタン位置は違っても、紙のアンケートを列へ移す順は次の4つにそろえられます。

1. 設問を列にし、回答者1人を1行にします。
2. ホッチキスや折れを外し、片面か両面かを見てから用紙を読み取ります。
3. 読み取ったPDFや画像を見ながら、設問の答えを対応する列へ入れます。
4. 枚数、空欄、選択肢の表記を突き合わせてから集計します。

• 1列には1つの設問だけを置き、複数の問いを同じセルへまとめません。
• 両面の用紙は、表面と裏面を別々に読み取り、行は同じ回答者へそろえます。
• 選択欄は「はい」「いいえ」など、表に入れる表記を先に決めてから転記します。
• 読み取りが薄い行は空欄のまま残さず、紙の原本と照合します。

複合機がない場合のおすすめ

紙のアンケートを複数枚まとめて読み取るとき、複合機がまだないなら、原稿を続けて取り込める1台があると束の処理に向きます。個人的にはブラザー ファーストタンク DCP-J4143Nがおすすめです。ADFを備えているので、用紙を1枚ずつ原稿台へ置き直す回数を減らせます。

複数枚をADFで続けて読み取れる点が、アンケートの束をPDFや画像にするときに助かります。ADFがあることだけで自動の両面スキャンができるわけではないので、両面の用紙は表面と裏面の読み取り条件を確認してください。ADFの原稿条件とスキャンの対応は、ブラザー ファーストタンク DCP-J4143Nの公式ページで確認できます。

まず列を作る

まずは回収したアンケートの設問を、表計算の列へ割り当ててみてください。複合機がまだ手元にない場合は、ブラザー ファーストタンク DCP-J4143Nの商品ページで、ADFとスキャンの条件を確認してみてください。

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