見積書をPDFにする前に数量・単価・合計を確認する

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

見積をPDFにしたあと、数量と単価と合計が本当に合っているか気になる。

見積を送る直前に、数字のずれが気になっているのですね。

見積をPDFで送る

見積書をPDFにする前に、数量×単価と行の金額、税の扱い、合計が一致するかを確認しましょう。

PDFにしたあとに数量や単価がずれていると、先方は送られた数字だけを見ます。元の表とPDFの両方で、行の金額と合計を照合してから送ると、送り直しを減らせます。

見積に使う手段

見積の数字は表計算で合わせ、文章が多い体裁は文書ソフトで整えます。どのソフトでも、PDFにする前に同じ照合をします。

• 行数が多い見積は、数量×単価を計算できる表計算を使います。
• 説明文が多い見積は、文書ソフトで体裁を整え、数字は表計算で先に確認します。
• 先方が様式を指定しているときはその様式を優先し、PDFの前に同じ照合をします。
• 手持ちの表計算や文書ソフトで作れるなら、新しいソフトは足さなくてよいです。

送る前の確認

ソフトごとにボタンの位置は違うので、画面のクリック順ではなく、どのソフトでも共通する流れだけを追います。

1. 品目、数量、単価、行の金額を表に並べる。
2. 数量×単価が行の金額になり、行を足した金額と税の扱いが合計と一致するかを確認する。
3. 確認した内容をPDFとして書き出す。
4. PDFを開き、元の表と同じ数量・単価・行の金額・合計かを見てから送る。

• 手で書いた合計と、計算した合計が違うときは送りません。
• 税を内税にするか外税にするかを、元の表とPDFで同じにします。
• 送料など合計に含める行は、PDFにする前に含めるかどうかを決めておきます。
• 画面の下書きではなく、書き出したPDFの数字を見ます。

おすすめのパソコン

表計算や文書ソフトで見積を作るなら、パソコンがまだない場合はWindowsで事務作業ができるものを用意してください。個人的にはLenovo IdeaPad Slim 3 83K200CPJPがおすすめです。16型の非光沢IPSに、Core i5-13420H、メモリ16GB、SSD 512GB、日本語のWindows 11 Homeが入った国内向け型番で、数量と単価の表を並べて見る作業に使いやすいです。

16型の非光沢画面だと、見積の数量・単価・行の金額を横に並べて見比べやすいです。Excelを使うなら、Officeの有無、版、期間、追加費用は購入先で確定し、本体への同梱とは扱わないでください。GPUが必須の作業には向きません。すでに表計算ができるパソコンがあるなら、買い足す必要はありません。画面サイズやCPU、メモリ、ストレージの掲載は、LenovoのIdeaPad Slim 3 16IRH10の製品仕様で確認できます。

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確認してから送る

見積の表で数量×単価と合計を合わせ、書き出したPDFの数字が同じかを見てから送ってみてください。パソコンがまだない場合は、Lenovo IdeaPad Slim 3 83K200CPJPの商品ページで画面サイズとWindowsの構成を確認してみてください。