名刺の名前と役職を1枚ずつ見て違うものを分ける

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

名前は合っているのに役職だけ違う名刺が混ざっていて、どれを渡せばいいのか分からなくなる。

名前は合っていても役職が違うと、渡す直前で手が止まります。

違う名刺を分ける

名刺を1枚ずつ見て、名前と役職が違うものを分けてから渡しましょう。

渡してよい名前と役職を先に表へ並べておくと、1枚見るたびに両方を照合できます。名前だけ合う名刺を残すと、役職が違うものが渡す山へ混ざります。

名前と役職の見方

正しい名前と役職は、表計算ソフトの1行に並べて見ます。画面のボタン位置はソフトごとに違うので、ここでは役割だけを整理します。

• 正しい組み合わせがすでに表にあるときは、Excelかスプレッドシートで1行ずつ見ます。
• ソフトを新しく買わずに始めるときは、LibreOffice Calcで同じ表を作ります。
• 表は照合用で、名刺そのものを1枚ずつ見る作業の代わりにはしません。
• 共有が必要なときはスプレッドシート、手元だけで見るときはExcelかCalcを使います。

分けてから渡す流れ

名刺は1枚ずつ見て、一覧と違うものを別の山へ分けてから渡します。細かいメニュー操作はソフトによって違うので、共通する流れだけを置きます。

1. 渡してよい名前と役職を、1人1行で表に並べます。
2. 名刺を1枚ずつ見て、表の名前と役職の両方と合うか確認します。
3. 名前か役職が違う名刺は、渡す山から外して別の場所へ置きます。
4. 残った名刺だけを、頼まれた相手へ渡します。

• 名前が同じでも役職が違えば、渡す山には入れません。
• 役職が同じでも名前が違えば、別の山へ分けます。
• 1枚見終わってから次の1枚へ進むと、束のままの見落としを避けやすくなります。
• 分けた山を戻してから渡します。途中で混ぜると、違うものが再び入ります。

複合機がない場合のおすすめ

名刺を1枚ずつ見て名前と役職を分けるとき、机の上では文字が小さくて見落としやすいことがあります。まだ複合機がないなら、個人的にはキヤノン PIXUS TS8930 ホワイトがおすすめです。スキャナーは原稿台だけで最大A4またはレター、連続して読み取るADFはないので、1枚置いて見てから次の1枚へ進めます。

机の上で名前と役職を読み分けられるなら、複合機を買い足す必要はありません。選ぶ場合も、A3の原寸出力やADFによる連続スキャンには使えず、交換インクと対応用紙は本体とは別に用意します。USB接続に使うケーブルが本体に含まれるかは、購入前に確認します。原稿台の最大サイズとADFの有無は、キヤノン PIXUS TS8930の仕様ページで確認できます。

キヤノン PIXUS TS8930 ホワイト

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まず1枚ずつ見る

名刺は1枚ずつ見て、名前と役職が表と違うものを別の場所へ分けてから渡してみてください。複合機がまだない場合は、紹介したキヤノン PIXUS TS8930 ホワイトの商品ページで、原稿台の読み取りとADFの有無を確認してみてください。