手書きの議事メモをスキャンしてPDFをメールで渡す

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

会議のメモは取ったのに、あとから人へ渡すところで止まる。

手書きの議事メモは、その場では残っても、関係者へ渡すときに困りますよね。

メモをPDFにして送る

手書きの議事メモは、スキャンしてPDFにし、メールに添付して渡しましょう。

紙のメモのまま渡すと、折れや紛失で同じ内容を共有しにくくなります。PDFにしてメールに添付すれば、会議のあとでも同じメモをファイルとして渡せます。

使える読み取り手段

手書きのメモをPDFにする手段は、スマホの書類スキャンと、複合機の読み取りに分かれます。

• 枚数が少ないメモは、スマホの書類スキャンでその場のPDFにしやすいです。
• 複数枚をまとめて読みたいときは、原稿台やADFがある複合機のスキャンが向きます。

メールで渡す流れ

手段が違っても、紙のメモを相手へ渡す順番は同じです。

1. メモの折れと影を直し、読む面を上にして置く
2. スマホの書類スキャンか複合機で、1ページずつPDFにする
3. 向き、文字の切れ、ページ数を確認する
4. 確認したPDFをメールに添付し、会議名と日付が分かる件名で送る

• 薄い鉛筆は飛びやすいので、送る前に文字が追えるか見ます。
• 両面に書いたメモは、片面ずつ読み取ります。
• 宛先と添付ファイルは、送る直前にもう一度見ます。
• 社外に出せない内容は、送ってよい相手かを先に確認します。

複合機がない場合のおすすめ

複数枚の手書きメモを読み取りたいとき、複合機がまだない場合はキヤノン GX2030 ギガタンクを見てみてください。A4の複合機で片面読取のADFがあり、4色顔料の特大容量ギガタンクとFAX、自動両面印刷にも対応しているので、紙の議事メモをまとめて取り込むのに使いやすいと私は見ています。

片面ずつ読むADFなので、両面に書いたメモは裏返す必要があります。写真の6色機と同じ色の表現ではなく、印刷枚数、FAX回線、GI-35シリーズの消耗品、設置場所は買う前に確認してください。片面読取の範囲と対応インクは、キヤノン GX2030の公式製品ページで確認できます。

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まずメモをPDFにする

まずは手書きのメモを1枚読み取ってPDFにし、文字が追えるかを見てからメールに添付してみてください。複合機がまだない場合は、キヤノン GX2030 ギガタンクの商品ページで、片面のADFと設置が用途に合うか確認してみてください。