複合機でスキャンした書類の保存先の決め方

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

スキャンした書類の保存先が、そのたびに変わってしまう。あとから開こうとすると、どのフォルダに入ったか分からなくなる。

保存先が毎回変わると、必要な書類を開き直すだけでも手間になります。

スキャンの保存先

スキャンした書類は、まず使うパソコンの決まったフォルダへ保存しましょう。

保存先を先に一つ決めておくと、読み取ったファイルがデスクトップやダウンロードフォルダへ散らばらず、あとから同じ場所を開けば見つかります。使うスキャンソフトが違っても、最後に残るのはパソコン上のフォルダとファイルなので、最初にどのフォルダへ入れるかを決めておくと探し方は変わりません。

使える保存手段

スキャン結果をパソコンへ残す手段は、OSに入っている読み取り機能と、複合機のメーカーが用意するスキャンソフトに分かれます。どちらも、読み取ったファイルの置き場所をパソコン側のフォルダとして指定する点は共通です。

• Windowsのパソコンだけなら、Windows FAX とスキャンでパソコン内のフォルダへ残せます。
• Macだけなら、イメージキャプチャで保存先フォルダを指定します。
• エプソンの複合機でEpson ScanSmartを使う場合も、残す場所は同じパソコンのフォルダに合わせます。ボタンの位置はソフトごとに違うので、画面の細かい操作までは揃えません。

保存先の決め方

保存先は、読み取る前にフォルダとファイルの残し方を決めておくと、あとから探し直す手間が減ります。ソフトごとのボタン配置は違うので、ここではどのソフトでも共通する流れだけをまとめます。

1. 書類の種類に合わせて、パソコン上に残すフォルダを一つ決める。
2. 使うスキャンソフトの保存先を、そのフォルダに合わせる。
3. 日付や書類名が後から見て分かるファイル名の付け方を決める。
4. 1枚だけ読み取り、決めたフォルダにファイルが入ったかを確認する。

• 保存先は、あとでその書類を開く場所で決めます。印刷の設定とは分けて考えます。
• 毎回デスクトップへばらばらに置かず、同じフォルダへ続けて入れます。
• 何枚もあるときも、1枚ずつ同じフォルダへ追加します。
• 別の端末でも見たい場合は、先に決めたフォルダをクラウド同期の対象にします。同期の細かい画面はサービスごとに違うので、フォルダを同期する、というところまでにしておきます。

複合機がない場合のおすすめ

ここまでのソフトでパソコンのフォルダへ保存する場合、複合機がまだないなら、パソコンとつなげるものを用意してください。個人的には、ホワイトのA4エコタンク複合機で本体と初期インクが揃うエプソン エコタンク EW-M638Tがおすすめです。USB、有線LAN、無線LANでパソコンとつなげるので、読み取った書類を決めたフォルダへ残す作業に使えます。

原稿は原稿台で1枚ずつ読み取るので、決めたフォルダへ1枚ずつ追加していく作業に使えます。自動で原稿を送るADFは付いていないため、何枚もまとめて自動で読み取りたい場合には向きません。原稿台スキャンで、ADFが付いていないことは、エプソン公式のEW-M638T仕様表で確認できます。

エプソン エコタンク EW-M638T

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まず試すこと

使うパソコンで、スキャンした書類を入れるフォルダを一つ決めて、Windows FAX とスキャンかイメージキャプチャの保存先をそこに合わせ、1枚だけ読み取ってみてください。複合機がまだ手元にない場合は、エプソン エコタンク EW-M638Tの商品ページで、原稿台での読み取りとパソコンとのつなぎ方を確認してみてください。