領収書の宛名が空欄か違うものを分けて精算に出す

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

精算の前に、宛名が空欄の領収書と、出す相手と違う領収書が混ざっている。日付と金額だけ見ても、どちらを直すのかが分からない。

宛名で戻されると、どこから手を付けるか迷いますよね。

宛名で分けて出す

領収書は、宛名が空欄のものと、出す相手と違う名前が書いてあるものを先に分けてから精算に出しましょう。

日付と金額が合っていても、空欄の領収書と、別の名前が入った領収書では次の手が違います。先に分けると、空欄は書く内容の確認、違う宛名は別の精算か出し直しの確認に回せます。

仕分けに使う手段

宛名の状態を残すときは、表計算で行を分け、スキャンした領収書はPDFで読みます。ボタンの位置はソフトごとに違うので、名前と役割だけを表にします。

• あとから見返す枚数なら、Excel、Googleスプレッドシート、Numbersのどれかで、空欄と違う宛名を別の列に残す
• 領収書がスキャンや写真なら、先にPDFで宛名を読んでから表へ写す
• その場の数枚なら、紙を空欄の束と違う宛名の束に分け、表は使わなくてもよい

精算前の仕分け順

精算に出す前に、宛名の状態で束を分けます。日付と金額の照合は、この仕分けのあとに回します。

1. 今回出す領収書を集め、宛名の欄が空欄か、出す相手と違う名前かを見る
2. 空欄のものと、出す相手と違う名前のものを、別の束か別の行にする
3. 空欄は、出す相手が指定する書き方で書くか、発行元に確認するかを決める
4. 違う宛名は、別の精算に回すか発行元へ出し直すかを決めてから、残った領収書を精算へ出す

• 日付と金額だけの突合で、宛名の確認まで終わったことにしないでください
• 空欄と違う宛名は、同じ要確認の一行に混ぜないでください
• 画面の設定を一つ変えても、手元の領収書は分かれない
• すでに別の名前が入っている領収書は、空欄と同じ書き足しで出さないでください

パソコンがない場合

表計算やPDFで宛名を分ける作業は、画面で領収書を見ながら日本語で入力できるパソコンがあれば足ります。まだパソコンがない場合は、その作業に合う1台を用意してください。個人的には、13.6インチの画面と日本語キーボードを備えたノート型のMacBook Air 13インチ M5・16GB・512GB シルバーがおすすめです。

M5の標準13インチ構成は16GBメモリと512GB SSDで、使う表計算やPDFがmacOSとApple Siliconに対応するかは確認が必要です。Windows専用の精算ソフトをそのまま動かせるとは限りません。13.6インチの画面とJIS配列のキーボードは、AppleのMacBook Air（13インチ、M5）技術仕様で確認できます。

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出す前の一歩

手元の領収書を、宛名が空欄のものと、出す相手と違うものに分けてから精算へ出してみてください。パソコンがまだない場合は、MacBook Air 13インチ M5・16GB・512GB シルバーの商品ページで、13.6インチの画面と日本語キーボードの構成を確認してみてください。