出張精算の領収書は日付と金額を表に合わせる

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

領収書の日付と、精算の表の日付がずれていないか不安だ。

金額だけ足して出すと、あとから差し戻されないか心配です。

領収書を表に合わせる

領収書を日付順に並べ、日付・店名・金額を表へ入れて、表の合計と領収書の合計が合うことを確認してから提出しましょう。

日付がばらばらなまま金額だけを足すと、同じ日の領収書の入れ忘れや、桁の取り違えに気づきにくくなります。日付・店名・金額を一枚ずつ表へ写し、表の合計と領収書の合計を突き合わせると、提出前にずれている行を見つけられます。

精算に使うソフト

出張の領収書を表にする手段は、表計算、文書の表、会社が指定する精算欄の3つです。提出先が項目を決めている場合は、その項目を優先してください。

• 行が多く、合計を足し直すときは、Excel、Google スプレッドシート、LibreOffice Calcのいずれかを使います。
• 数枚だけで、文章の報告に表を添えるだけなら、Wordの表でも日付・店名・金額は並べられます。
• 合計を出すボタンの名前はソフトごとに違うので、クリック順ではなく、日付・店名・金額と合計の一致を確認します。

提出前の確認の流れ

領収書の束を日付の古い順に並べてから、表の行を埋めます。使うソフトが違っても、次の流れは同じです。

1. 領収書を日付の古い順に並べ、同じ日の紙は店名と金額が見えるようにずらして置きます。
2. 表に日付、店名、金額の列を作り、一枚につき1行でその3つを入れます。
3. 表の金額を足した合計と、領収書の金額を別途足した合計が同じかを確認します。
4. 合計が一致してから、会社の精算欄へ同じ日付・店名・金額を写して提出します。

• 金額は、領収書に書かれた支払額をそのまま入れます。
• 同じ表の中で、税込の行と税抜の行を混ぜません。
• 日付、店名、金額のどれかが読めない紙は、表に入れる前に別へ分けます。
• 合計が合わないときは、行の抜け、二重の入力、桁の違いを一枚ずつ見比べます。

パソコンがまだない場合

上の表計算で日付・店名・金額の表を作るとき、パソコンがまだないなら、事務の表に足りる画面とメモリの1台を用意してください。個人的にはLenovo IdeaPad Slim 3 83K600A4JPがおすすめです。Ryzen 5 7535HS、メモリ16GB、SSD512GB、14型の1920×1200 IPS、Windows 11 Home日本語の国内モデル83K600A4JPで、領収書の日付・店名・金額の表を作れます。

14型の1920×1200で、日付・店名・金額の行を見ながら表を作れます。Officeが無条件で永続利用できる前提では選ばず、Excelのマクロやアドイン、必要なWindows版Officeの機能とライセンスは購入先で確認してください。Officeの記載はMicrosoft 365 Personalの24か月とOffice Home & Business 2024の切替オプションであり、同時の無条件付属ではなく、初回のWindows設定後180日以内の有効化が必要で、支払方法を登録した場合は永続版へ切り替えられません。画面サイズと型番は、Lenovo公式のIdeaPad Slim 3 Gen10 83K600A4JPのページで確認できます。

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まず領収書を並べる

手元の領収書を日付の古い順に並べ、日付・店名・金額の表を作るところから始めてみてください。合計が領収書と合うことを確認してから、会社の提出欄へ写します。表を作るパソコンがまだない場合は、Lenovo IdeaPad Slim 3 83K600A4JPのページで画面サイズとメモリを確認してみてください。Officeの版や期間は、購入先で確かめてください。