配る資料はページ順と人数分を確認してから渡す

オフ投稿者: せせら編集部

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

配る直前に、ページが飛んでいないか、人数分が足りるかが気になる。

渡したあとに抜けへ気づくと、その場で配り直すことになります。

めくって順と人数

配る資料は1部ずつめくり、ページ順と人数分の枚数を確認してから渡しましょう。

束のまま渡すと、途中の抜けと部数の不足は表紙から見えません。1部ずつめくって人数分を数えると、渡す前に順番と枚数のずれを分けて止められます。

確認に使う手段

原稿の中身、画面のページ順、刷った紙の枚数は、見る場所が違います。ボタンの位置はソフトごとに違うので、ここでは手段の使い分けだけを置きます。

手段	種類	確認する内容	使う場面
Word	文書作成	原稿のページ構成	印刷前に原稿を直すとき
Googleドキュメント	文書作成	共有原稿のページ構成	複数人で原稿を直すとき
OSのPDF表示	閲覧	画面上のページ順	印刷用データの順番を見るとき
プリンターや複合機	紙への出力	刷った部数	人数分の紙を出すとき

原稿の直しは文書ソフト、渡す直前の順番は紙をめくって見る
画面のページ順と、刷った紙のページ順は別に確認する
部数の指定だけで渡さず、出てきた束を数える
手元のプリンターで刷れるなら、新しい複合機は前提にしない

配る前の確認手順

画面のボタンはソフトで違うので、クリックの順ではなく、どの手段でも同じ流れだけを置きます。

配る人数と、1部のページ数を先に書き出す
1部だけ刷るかコピーし、1ページ目から最後までめくって順番、抜け、白紙を見る
問題がなければ人数分を刷り、部の数を人数と照らして数える
各部の1ページ目を表にして重ね、人数と部数が一致してから渡す

両面の紙は、裏が次のページかを1部だけめくって見る
最後のページが、次の部の1ページ目とくっついていないか分ける
白紙や表紙だけの束を、人数に数えない
予備を置くときは、配る人数とは別に数える

6人分の会議資料

たとえば、田中さんは会議の資料を6人分用意します。1部を最初から最後までめくり、表紙の次が目次で、最後が連絡先のページかを見てから、同じものをあと5部刷ります。6部が揃い、各部の1ページ目が表を向いているのを数えてから席に置きます。

複合機がない場合のおすすめ

資料を人数分刷るとき、手元に複合機がない場合は、白黒の文書をまとめて出せる1台を用意してください。個人的にはブラザー DCP-L2660DW モノクロレーザーが扱いやすいです。A4のモノクロレーザーで、プリントとコピーとスキャンができ、ADFと無線・有線LANに対応しています。

白黒の資料を多く刷る目安として、片面約34枚/分と標準トレイ250枚が公式の測定条件つきで示されています。カラー写真には向かず、ADFだけでは両面の自動スキャンは確認できないので、月間枚数、トナーとドラムの費用、設置と動作音、ADFの原稿条件は買う前に見てください。印刷速度や給紙枚数の測定条件は、ブラザーのDCP-L2660DW公式ページで確認できます。