人の名前と資料の種類を1対1で確認してから渡す

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

この人には申請書、あの人には同意書なのに、束が混ざっている。

渡す相手を間違えたくないですよね。

名前と種類を揃える

人の名前と資料の種類が1対1になるまで、違う種類を分けてから渡しましょう。

名前と種類を別の列にしておくと、1人に2種類が付いている行が残ります。その行を種類ごとに分ければ、違う資料を混ぜたまま渡せません。

使える確認の手段

名前と種類の対応は、置き場、表題、照合表の3つで見ます。

• 手元のファイルだけなら、OSのファイルアプリで種類ごとのフォルダに分けます。
• 複数人で同じ置き場を見るなら、Google ドライブのフォルダを種類別にします。
• 名前と種類の対応は、Google スプレッドシートに1行1組で書きます。

渡す前の分け方

アプリのボタン位置は使うソフトで変わるので、画面のクリック順は書きません。渡す前に共通する流れだけをそろえます。

1. 渡す資料を、人の名前と資料の種類の2列で書き出します。
2. 1人に複数の種類が付いていたら、種類ごとに束を分けます。
3. 名前と種類が1対1の組だけを、その人へ渡します。
4. 余った資料は渡さず、元の置き場へ戻します。

• 1つの行に2種類が残っていたら、渡す前に分けます。
• 表題が読めない資料は、種類を書いてから照合表へ戻します。
• 種類が同じでも名前が違う資料は、同じ束にしません。

おすすめのタブレット

資料の名前と種類を見比べる作業は、上の流れで進められます。タブレットがまだない場合は、表題を読みやすい画面の1台を用意すると扱いやすいです。個人的にはLenovo Idea Tab Plus ZAG70354JPが、12.1型の画面で資料の種類を見ながら分ける用途に合いやすいと思います。

12.1型の画面で、表題と名前を見比べやすい点が今回の作業に合います。PC版Excelが主目的の人や、小さい片手読書端末が欲しい人には向きません。別売のペン、キーボード、Officeは付属と扱わないので、ペンが付くかは購入するSKUで確認してください。画面の大きさと型番は、Lenovo Idea Tab Plus ZAG70354JPの公式ページで確認できます。

Lenovo Idea Tab Plus ZAG70354JP

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まず一覧を作る

まず、渡す資料の名前と種類を1行ずつ書き出し、1対1でない組を分けてみてください。タブレットがまだない場合は、Lenovo Idea Tab Plus ZAG70354JPの商品ページで画面の大きさと構成を確認してみてください。