納品ファイルは日付と案件名にして中身を確認する

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

納品するファイルの名前が日付だけで、どの案件かファイル名から分からない。

開かないと、別の案件の中身が残ったまま渡してしまう点が引っかかりますよね。

名前と中身を確認

納品ファイルは、日付と案件名が分かる名前にしてから開き、中身を確認して渡しましょう。

日付と案件名がファイル名にあれば、開く前にどれを渡すか選べます。そのうえで中身を開いて見れば、名前は合っていても別案件の数字や古い版が残っている取り違えに気づけます。

中身を見る手段

名前を変える場所と、中身を開く場所は分かれます。ファイル名は使っているパソコンのファイル管理で変え、中身はファイルの種類に合うソフトで見ます。ボタンの位置はソフトごとに違うので、ここでは役割だけを分けます。

• 名前を変えるだけなら、使っているOSのファイル管理で足ります
• 文書や表は、その形式を開けるソフトで開きます。WordやExcelを持っていなくても、LibreOfficeで中身を見られます
• PDFは、ブラウザかAcrobat Readerで開きます

渡す前に中身を見る

渡す前の作業は、名前を整えることと、開いて中身を見ることの両方です。細かいボタンの位置はソフトごとに違うので、共通の流れだけにします。

1. 渡すファイルを作業中の下書きと分け、納品用として一つに決める
2. ファイル名を、日付、案件名、中身が分かる短い語の順にする
3. そのファイルを種類に合うソフトで開き、宛先、日付、頼まれた項目、別案件の残りを見る
4. 名前と中身が一致したファイルだけを、相手が指定した置き場へ渡す

• 日付だけ、または案件名だけの名前にしない
• 名前を直したあと、中身を見ないまま送らない
• ファイルが複数なら、まとめる前に一つずつ開く
• 同じ案件で版が複数あるときは、渡す版が分かる短い語を名前に足す
• 圧縮して渡すときは、中のファイルも同じ名前の規則にしてからまとめる

おすすめのパソコン

ファイル名を付けたり、文書や表を開いて中身を見たりする作業は、日本語のWindows 11 Homeが入ったパソコンで進められます。まだパソコンがない場合は、文書や表を開いて中身を見られるものを用意してください。個人的には、16型WUXGAのIPS非光沢で、Core i5-13420H、メモリ16GB、SSD 512GBのLenovo IdeaPad Slim 3 83K200CPJPが、この確認作業にはおすすめです。

16型WUXGAのIPS非光沢なので、表や文章を開いて中身を見るときに画面の広さを使えます。GPUが必須のゲームや高負荷の編集には向きません。Officeの有無、版、期間、追加費用は購入先で別に確認する必要があり、この本体へ同梱されているとは扱っていません。国内SKU 83K200CPJPの掲載は、IdeaPad Slim 3 16IRH10のメーカー仕様ページで確認できます。

Lenovo IdeaPad Slim 3 83K200CPJP

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最初にやること

まずは手元の納品ファイルを、日付と案件名が分かる名前に変えてから開いてみてください。中身が頼まれた案件と版で合っていれば、そのファイルを渡します。パソコンがまだない場合は、紹介したLenovo IdeaPad Slim 3 83K200CPJPの商品ページで、16型の画面と日本語のWindows 11 Homeかどうかを確認してみてください。