請求書の品目と納品書の品目を照合して納品書にない品目だけ出す方法

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

請求した品目が、納品書に載っていないかもしれない。

請求したのに届いていない品目が残っていないか、気になりますよね。

納品書にない品目

請求書の品目と納品書の品目を一行ずつ照合し、納品書にない品目だけを残しましょう。

合計金額だけを見ると、請求したのに納品書へ載っていない品目が埋もれ、未納品の請求を漏らします。品目を一行ずつ照合して納品書にない行だけを残すと、その漏れを止められます。

照合に使うソフト

品目の一覧を並べ、同じ品目が納品書にあるかを調べ、ない行だけを残す作業には表計算が向いています。

• 普段の表がExcelなら、Excelで品目の列を照合してください。
• ブラウザだけで済ませるなら、Googleスプレッドシートで同じ列を並べてください。
• 有料の表計算を足したくないなら、LibreOffice Calcで同じ照合ができます。

照合の進め方

どの表計算でも細かい操作の位置は違うので、品目を一行ずつ残す流れは次の順で共通です。

1. 請求書の品目、数量、単位を一行ずつ表へ写す。
2. 納品書の品目、数量、単位を別の表へ写す。
3. 品目名を一行ずつ照合し、納品書に同じ品目がない請求の行だけを残す。
4. 残った行が、請求した品目そのものかを読み直す。

• 品目名の空白や全角と半角の違いがあると、同じ品目でも別物になります。照合の前に表記をそろえてください。
• 数量だけが違う行は、納品書に品目があるので、ない品目には入れないでください。数量の差は別の欄へ残してください。
• 似た品目名をまとめて一つの行にすると、納品書にない品目が消えます。請求書の一行を、そのまま一行として照合してください。

おすすめのパソコン

これらのソフトで品目を照合するなら、パソコンがまだないときは、表を並べて見られるものを用意してください。個人的にはASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIがおすすめです。16型の画面と日本語テンキーがあるので、請求書と納品書の品目を並べて数量を入れる作業に向いています。

Excelで同じ照合をするなら、Officeは付属しないのでライセンスを別に用意してください。すでに表計算ソフトがある人は、このパソコンを買い足す必要はありません。画面の大きさや日本語テンキーの有無は、ASUS Vivobook S16 M3607の公式仕様表で確認できます。

ASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SI

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まず品目を写す

請求書と納品書の品目を一行ずつ表に写し、納品書にない品目だけを残すところから始めてみてください。パソコンがまだない場合は、紹介したASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIの商品ページで、16型と日本語テンキー、Officeが付属しないことを確認してみてください。