業務フロー図をチームで作り共有するには？作図ツールの選び方

引き継ぎ用に業務の流れを図にしたいけど、PowerPointで作るとファイルがあちこちに散らばって、誰が最新版を持っているのか分からなくなるんだよなぁ。

せっかく作った図が、更新されないまま古くなっていくのは残念ですよね。

フロー図を楽に作るには？

まずは、業務フロー図を作って共有する一般的な方法から確認しましょう。

仕事の流れを、箱と矢印で順番に表した図を「業務フロー図」といいます。ブラウザで図を描き、URLを送るだけで共有できるのが「オンライン作図ツール」です。

図をファイルで回さず、ブラウザ上の1枚を全員で直す形にしましょう。

図が1か所にしかなければ、「どれが最新版か」で迷うことがなくなります。

図は何から描く？

ツールを選ぶ前に、描く中身の決め方を押さえておきましょう。

まず、その仕事がどこで始まり、どこで終わるか（開始と終了）を決めます。次に、担当者ごとに作業を順番に並べ、矢印でつなぎます。

最初から整った図を目指す必要はありません。粗く描いてから、実際に作業している人に直してもらうほうが、正確な図に近づきます。

どのツールが候補？

ブラウザで共有すると決めたので、候補を見ていきましょう。

• Miro
• FigJam
• draw.io：無料で使える作図ツールです。

いずれも図を描けるツールなので、描けるかどうかだけでは決まりません。絞り込む基準は「チームで同時に直せて外部の人も参加できるか」と「人数が増えても総額が読めるか」の2つです。各ツールの機能や料金は公式サイトで確認してください。

共同編集はどう見る？

候補はどれも図を描けるので、まずチームで直せるかを見ましょう。

複数人が同時に同じ図を直せることを「リアルタイム共同編集」といいます。また、取引先や他部署など、自分の組織のアカウントを持たない人（ゲスト）も編集に参加できるかで、使える場面が変わります。

同時に直せるか、アカウントのない人も参加できるかを確認しましょう。

費用はどう見る？

共同編集の次は、人数が増えたときの費用です。

料金が人数に比例して増える「ユーザー単位」のツールもあれば、人数にかかわらず定額のツールもあります。

関わる人が多い場合は、チーム全員分を払ったときの総額で比べましょう。

大人数で使うなら？

前の章の2つの基準、「同時に直せて外部の人も参加できるか」と「人数が増えても総額が読めるか」に照らすと、候補を一つに絞れます。

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今回の想定は、30名以上の部署で業務フロー図を作り、引き継ぎに使う場合です。この用途には、私はCacooをおすすめします。

選ぶ理由は、基準の2つを両方満たしているからです。図をURLで共有して、複数人でリアルタイムに共同編集できます。アカウントがなくても、招待されたメンバーはすぐに閲覧・編集に参加できます。そしてスペースプランは、ユーザー数が無制限の定額料金です。フローチャートや組織図などのテンプレートもそろっています。

一方で、数人で使うだけなら定額の負担が大きく感じるかもしれません。その場合は、一部機能に制限のあるフリープランなどと比べて検討しましょう。

料金はいくら？

「総額が読める」という理由を、実際の数字で確かめましょう。

2026年10月13日確認の公式料金では、スペースプランは月18,000円（年180,000円）で、いずれも税抜です。ユーザー数・シート数・共有フォルダーは無制限で、安定した運用のため1スペースあたり最大10,000ユーザーまでが推奨されています。

ほかに、エンタープライズプラン、エデュケーションプラン、フリープラン（一部機能に制限あり）があります。

契約前の注意は？

金額が分かったら、戻せない条件と使える環境を確認しておきましょう。

契約期間の途中で解約しても、返金はありません。また、利用はPCのブラウザのみで、スマートフォンはブラウザ・アプリともに対応していません。

その代わり、30日間すべての機能を無料で使えるので、正式に登録する前に自分たちの業務で試せます。

試すまではどう進む？

条件を理解したら、試すところまでを順に進めます。

1. アカウントを作成する
2. 30日間の無料お試しを始める
3. 図にする業務を1つ選び、あらかじめ用意された図のひな形（テンプレート）を使って描く
4. URLで関係者に共有し、同時に直してもらう
5. 使い続けるかを決め、正式に登録する

Cacooの公式サイト

まず何をする？

ここまでで、方法・選び方・手順がそろいました。

まずは、図にする業務を1つ選び、その開始と終了を書き出してみましょう。