発注残の数量と入庫の累計を照合して足りない品目だけ出す

入庫の合計を見ないまま、残っている数量を完了にしてしまうと、足りない品が揃ったことになってしまいます。

足りない品目の出し方

発注残として残っている数量から、入庫した累計を引いて、まだ足りない品目だけを出しましょう。

残数が残る品目を入庫完了にすると、まだ届いていない数が揃ったことになってしまいます。品目ごとに引いたあとに残る行だけを残せば、足りない品目だけを追えます。

使える表計算ソフト

発注残の数量と入庫の累計を品目ごとに揃えて引く作業は、表計算ソフトで行えます。ボタンの位置はソフトごとに違うので、ここでは役割だけを分けます。

ソフト名	種類	対応環境	照合での役割
Excel	表計算	Windows	同じ品目の入庫を合計し、発注残の数量から引く
Googleスプレッドシート	表計算	ブラウザ	品目キーで入庫累計を作り、残数を出す
LibreOffice Calc	表計算	Windows	手元の表で同じ引き算を行う

• 社内の表がExcel形式なら、Excelで品目コードを揃えて引きます。
• 複数人で同じ表を更新するなら、Googleスプレッドシートで入庫の行を足します。
• 手元のCalcで同じ列を作れるなら、Calcで足ります。

照合の流れ

発注残の数量と入庫の累計は、品目コードを揃えてから引きます。1回分の入庫だけを残数と見ないでください。

1. 発注残の品目コードと数量を1行ずつ並べる
2. 同じ品目コードの入庫数量をすべて足して累計にする
3. 発注残の数量から入庫の累計を引いて残数を出す
4. 残数が残る品目だけを一覧に残す

• 品目コードが違う行を、名前が似ているだけで同じ品目にしない
• 残数が0の品目は、足りない一覧へ入れない
• 残数が残る品目を、入庫完了にしない

おすすめのパソコン

表で発注残の数量と入庫の累計を引くなら、パソコンがまだない場合は表を並べられる機種を用意してください。個人的にはLenovo IdeaPad Slim 3 83K200CPJPがおすすめです。16型の非光沢IPSに、Core i5-13420H、16GBメモリ、512GBストレージ、日本語Windows 11 Homeを載せた国内向けの本体です。

16型の非光沢IPSなので、品目コードと数量の列を見比べる照合に向きます。Officeの権利は本体とは別なので、必要な版は購入先で確認してください。画面のサイズとCPUの公称値は、IdeaPad Slim 3 16IRH10の仕様表で確認できます。

次に始めること

発注残の品目コードと数量を並べ、同じ品目の入庫を累計にして引いてみてください。残数が残る品目だけを足りない一覧に残すと、入庫完了との取り違えを防げます。パソコンがまだない場合は、紹介したLenovo IdeaPad Slim 3 83K200CPJPの商品ページで、16型の非光沢IPSと16GBメモリかどうかを確認してみてください。

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