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提案書をA4のPDFにして文字切れを確認する
この記事を書いている人（せせら）
普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。
提案書をPDFにしたら、端の文字や図が切れていないか気になる。A4にしたつもりでも、送り直前まで不安が残る。
端の文字が欠けたまま相手に届くのが心配ですよね。
A4で切れないPDF
提案書はA4でPDFにし、余白の内側に文字と図が収まっていることを確認してから送りましょう。画面で文章が読めることと、相手が開いたときに端が欠けないことは別です。
使える作成ソフト
提案書の本文は文書作成ソフトで作り、図やページの見せ方が中心ならスライドでも作れます。どれも用紙をA4にし、PDFとして書き出してから四辺を確認する流れは共通です。
| ソフト名 | 種類 | 対応OS | 主な役割 |
|---|---|---|---|
| Microsoft Word | 文書作成 | Windows、macOS | 本文・表・図をA4で作りPDFにする |
| Google ドキュメント | ブラウザの文書 | Windows、macOS、ChromeOS | 共有原稿をA4のPDFにする |
| LibreOffice Writer | 無料の文書作成 | Windows、macOS、Linux | OfficeがなくてもA4のPDFを作る |
| PowerPoint | スライド | Windows、macOS | 図の多い提案をA4サイズでPDFにする |
| Google スライド | ブラウザのスライド | Windows、macOS、ChromeOS | 図中心の提案をA4のPDFにする |
- 文章と表が中心なら、Word、Google ドキュメント、LibreOffice Writerのどれか一つで足ります。
- 図やページ構成が中心なら、PowerPointかGoogle スライドで用紙をA4にしてからPDFにします。
- 相手が編集しないなら、送るファイルはPDFにします。元の文書は手元に残します。
- 無料で足りるなら、Google ドキュメントかLibreOffice Writerで同じ確認をします。有料のWordが必須ではありません。
送る前の確認手順
用紙、中身の置き方、書き出したPDFは別々に見ます。ソフトごとにボタンの位置は違うので、細かいメニュー名ではなく、次の流れだけ押さえてください。
- 用紙をA4にし、上下左右に余白を残す。
- 文字、表、図、ページ番号を余白の内側へ収める。
- A4のPDFとして書き出し、全ページを開く。
- 四辺とページの境目を見て、切れていなければ送る。
- 拡大率だけで判断しない。ページ全体が見える状態と、等倍に近い状態の両方で端を見る。
- 右端の表、はみ出した図、ヘッダーやフッターと本文の重なりを先に直す。
- 最終ページだけ余白が狭いときも、署名や図が欠けていないか見る。
- 直したあとは、もう一度PDFへ書き出してから送る。画面だけ直して古いPDFを送らない。
A4提案書の見方
たとえば、田中さんが図入りの提案書をA4で渡す場面です。表と図を余白の内側に置いてPDFへ書き出し、ページ全体と等倍に近い表示の両方で四辺を見ます。端が切れていなければ、その書き出したPDFを送ります。
おすすめのパソコン
WordやLibreOfficeなどで提案書を作る場合、パソコンがまだないなら、文書を開いてPDFの端を見られるものを用意してください。個人的にはASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIがおすすめです。16型で1920×1200の画面にA4のページを出せて、処理はRyzen AI 5 330、画面表示はCPU内蔵のRadeonです。
A4の提案書を開いて端を見るなら、私はこの16型の画面がよいと思います。Officeは付属しないので、Wordを使うならライセンスは別に用意し、すでに文書とPDFを作れるパソコンがあるなら買い足す必要はありません。画面のサイズと解像度は、ASUS Vivobook S16 M3607の仕様表で確認できます。
ASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SI
まず端を確認する
手元の提案書をA4のPDFにして、四辺に文字と図が収まっているかを見てから送ってください。パソコンがまだない場合は、ASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIの商品ページで、16型の画面かどうかを見てみてください。
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