画面共有は見せる資料だけにして、通知を出さない

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

見積書だけ見せたいのに、チャットの通知まで相手の画面に出てしまったら困る。

見せるつもりのない通知が、相手の画面に残ってしまうのは困ります。

資料だけを共有する

共有する資料のウィンドウだけを選び、通知を止めてから会議を始めましょう。画面全体を映したまま通知を一つ消すだけでは、チャットやメールが資料の上に重なり、相手の画面に残ります。

ウィンドウ単位で共有すると、デスクトップや後ろに開いたアプリは範囲の外に置けます。通知そのものを共有の前に止めておくと、資料の上へバナーが出る余地も減ります。

画面共有の手段

会議でよく使うアプリは、画面全体、ウィンドウ、ブラウザのタブのように、共有する単位が分かれています。資料が一つのウィンドウに収まっているなら、その単位を選びます。通知を止める機能は会議アプリとは別に、パソコン側にもあります。

• 資料がプレゼンやPDFの一つのウィンドウなら、ZoomかTeamsでそのウィンドウを選びます。
• 資料がブラウザの一つのタブなら、Meetでそのタブを選びます。
• 画面全体は、資料以外のアイコンや通知も映るので、今回の目的では使わない方がよいです。
• 共有を始める前に、集中モードなどで通知を止めます。会議アプリを選んだだけでは、パソコンの通知は止まりません。

共有前の流れ

共有を押す前に、見せる資料、止める通知、閉じるアプリを分けて揃えます。ボタンの名前はアプリごとに違うので、ここではどのアプリでも共通する順番だけにします。

1. 見せる資料を一つのウィンドウで開き、それ以外の資料やチャットは閉じます。
2. メール、チャット、カレンダーの通知を、集中モードなどで止めます。
3. 会議アプリでは画面全体ではなく、その資料のウィンドウかタブを共有します。
4. 相手に見えているのが資料だけかを確かめてから、説明を始めます。

• 通知を止めるのは、共有を始めたあとではなく、始める前です。
• 資料が複数ページでも、別のアプリを開かず、同じウィンドウの中でページを送ります。
• 共有中にメールや別資料をクリックすると、その画面が前に出て相手に見えます。
• 会議の直前に届いたメッセージは、共有を終えてから開きます。

おすすめのパソコン

上のアプリで資料のウィンドウを共有する作業は、パソコンがあれば進められます。まだ手元にないなら、私はASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIを選びます。16インチの1920×1200画面で資料を見ながら共有範囲を確認できます。処理はRyzen AI 5 330、画面表示はCPU内蔵のRadeonなので、GPUが必須の制作や高設定の3Dゲームには向きません。16インチの画面なら、共有する資料を大きく開いたまま、相手に見えている範囲を確認しやすいです。Officeは付いていないので文書を作るソフトは別に用意し、すでにこの作業ができるパソコンがあるなら買い足す必要はありません。画面サイズと処理構成の掲載は、ASUSのVivobook S16 M3607仕様表で確認できます。

ASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SI

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始める前の確認

見積書やスライドのウィンドウだけを開き、通知を止めてから、そのウィンドウを共有してみてください。パソコンがまだない場合は、ASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIの商品ページで、画面の大きさとOfficeが別であることを確認してみてください。