送付PDFの1ページ目に日付と宛名があるか確認して送る

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

送るPDFの1ページ目に、日付も宛名も載っていないまま渡してしまいそう。

送る直前まで、相手が最初に見るページが気になりますよね。

日付と宛名を見て送る

送るPDFの1ページ目を開き、日付と宛名が相手と送る日に合っているかを確認してから送りましょう。

元の文書とPDFでは、先頭に来るページがずれることがあります。送付状や表紙を足すと、本文の先頭がPDFの1ページ目ではなくなります。相手に渡すファイルの1ページ目に日付と宛名があれば、誰宛のいつの文書かを最初の画面で判断できます。

使える文書ソフト

日付と宛名を文書の先頭に置き、PDFにしてから1ページ目を見る流れは、次のソフトで進められます。ボタンの位置はソフトごとに違うので、ここでは役割だけを分けます。

• WordかLibreOffice Writerは、手元のパソコンに入れて文書を作るときに使います。
• Googleドキュメントは、ブラウザで一緒に直してからPDFにしたいときに使います。
• どのソフトで作っても、送る前はOSのPDF表示で、書き出したPDFの1ページ目を開いて見ます。
• 相手が形式を指定している場合はその形式に合わせ、指定がなければ日付と宛名が1ページ目に残るPDFにします。

送る前の流れ

特定のソフトの画面は追わず、文書ソフトに共通する流れで確認します。

1. 文書の先頭に、相手へ見せる日付と宛名を置く
2. 送る範囲だけをPDFにし、表紙や送付状を足したときは1ページ目がどれかを決める
3. 送るPDFを開き、1ページ目に日付と宛名があるかを見る
4. 日付が送る日、宛名が渡す相手と合っていれば送る

• 見るのは編集中の文書ではなく、相手に渡すPDFです。
• 日付はファイルの作成日ではなく、相手に見せる日付にします。
• 宛名は会社名だけにするか、担当者名まで入れるかを、渡す相手に合わせて決めます。
• 同じPDFを宛名の違う相手へ回さず、宛名が違うときは作り直してから送ります。

おすすめのパソコン

文書ソフトで日付と宛名を入れ、書き出したPDFの1ページ目を見る作業は、Windowsで文書が作れれば進められます。パソコンがまだない場合は、14型で持ち運べるLenovo Yoga Slim 7 83QM006FJPを個人的にはおすすめします。国内型番83QM006FJPで、Core Ultra5 325、メモリ16GB、SSD512GB、14型WUXGAの有機EL、Windows 11 Home日本語です。

14型の有機ELなら、外出先でも送るPDFの1ページ目を開いて日付と宛名を見られます。端子はUSB-C中心なので、USB-AやHDMI、有線イヤホンを使うときは手持ちの機器に合う変換を確認してください。Officeは付属として扱わないので、Wordを使うなら版と追加費用を購入先で別に確認してください。画面サイズとThunderbolt 4は、LenovoのYoga Slim 7 14IPH11の仕様ページで確認できます。

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まず1ページ目を見る

使う文書ソフトで日付と宛名を先頭に置き、書き出したPDFの1ページ目を開いてから送ってみてください。パソコンがまだない場合は、Lenovo Yoga Slim 7 83QM006FJPの商品ページで、14型とWindows 11 Homeの構成を確認してみてください。