旧版と新版を並べて変わった段落だけ印を付ける

新旧を見比べても、変わっていない段落まで目に入ると、渡す相手に伝わりにくくなります。

変わった段落だけ印

旧版と新版を左右に並べ、文言が変わった段落だけ印を付けてから渡しましょう。

変わった段落だけに印を付けると、受け取る人は全文を読み直さずに、差し替わった箇所だけを確認できます。

比べる定番の手段

同じ文書の旧版と新版を見比べる手段は、文書アプリの比較機能と、1行ずつ出す差分ツールに分かれます。

手段	種類	対応環境	向く文書
Wordの文書比較	文書アプリ	Windows、Mac	同じ文書の旧版と新版
Googleドキュメントの版比較	ブラウザ	アカウントがあれば各OS	共有しながら直した文書
LibreOfficeの文書比較	無料の文書アプリ	Windows、Mac、Linux	手元に保存した文書
テキストの差分表示	差分ツール	使うソフトによる	1行ずつのプレーンテキスト

• Wordで作った文書なら、Wordの文書比較で変わった箇所を出します。
• ブラウザで共有して直した文書なら、Googleドキュメントの版比較を使います。
• 無料の文書アプリで手元のファイルを比べるなら、LibreOfficeの文書比較を使います。
• 文章の体裁ではなく1行ずつのテキストなら、差分表示で変わった行を見ます。

印を付けて渡す流れ

どのソフトでも、変わった箇所を見たあとは、渡す相手が段落単位で分かる印にまとめます。ボタンの位置はソフトごとに違うので、ここでは共通の流れだけを置きます。

1. 旧版と新版を別名のファイルで残し、ファイル名で新旧が分かるようにする
2. 左右に並べるか、比較機能で変わった箇所を出す
3. 文言が変わった段落だけに、同じ色か同じ記号の印を付ける
4. 印を付けた版を、渡す用の名前のまま相手へ渡す

• 変わっていない段落には印を付けない
• 空白や改行だけの差は、意味が変わった段落と分けて見る
• 印を付けた版は、元の新版へ上書きせず別ファイルで残す
• 印の意味が相手に伝わるよう、色や記号は一つに決める

おすすめのパソコン

上のソフトで旧版と新版を並べるとき、パソコンがまだないなら、二つの文書を画面で見られるものを用意してください。個人的にはLenovo IdeaPad Slim 3 83RR00LBJPがおすすめです。15.3型の画面とWindows 11 Homeなので、ブラウザや文書アプリを開いて、変わった段落を確認するのに使いやすいです。

1920×1200の画面なら、旧版と新版を並べたときに段落の文字を追いやすいです。メモリは8GBなので、大量のタブや大きなExcelを同時に開く用途には広げず、すでに文書を比べられるパソコンがあるなら買い替える必要はありません。Microsoft 365は試用版なので、Officeを継続して使う場合のライセンスは別に必要です。83RRシリーズとCore 3 304の掲載は、Lenovo公式のIdeaPad Slim 3 15IWC11仕様で確認できます。

まず新旧を残す

旧版と新版を別名で残し、比べる手段で変わった段落だけに印を付けてみてください。パソコンがまだない場合は、Lenovo IdeaPad Slim 3 83RR00LBJPの商品ページで画面サイズとメモリを確認してみてください。

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