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手順書と終わった作業を照合して飛ばした手順を出す方法
この記事を書いている人（せせら）
普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。
手順書どおりに終わったつもりなのに、飛ばした手順が残っている気がする。
手順書と終わった作業を見比べても、飛ばした手順だけが切り出せないままです。
表で手順を照合
手順書の手順番号と、終わった作業の記録を同じ表で突き合わせ、印のない番号だけを飛ばした手順として出して渡しましょう。記憶で「終わったはず」と見直すと、途中で飛ばした番号が、前後の完了に紛れて残ります。番号を1行に固定し、記録がある行だけに印を付ければ、空の行が飛ばした手順です。
この突き合わせで抜けが出るのは、手順書と作業記録を別々の文章のまま読み比べないからです。空の行の一覧を、次に作業を引き継ぐ人へ渡せば、口頭の「一通り終わった」より先に、戻る番号が決まります。
使える表計算ソフト
手順番号、手順の内容、完了の印は、表計算ソフトの列に分けると抜き出せます。ボタンの位置はソフトごとに違いますが、列の役割は同じです。
| ソフト名 | 種類 | 対応OS | 照合の特徴 |
|---|---|---|---|
| Excel | 表計算 | Windows、Mac | 手順番号と完了の印を列に分け、印のない行だけを残せる |
| Googleスプレッドシート | 表計算 | ブラウザ | 記録を書く人と抜けを見る人が、同じ表を別々に開ける |
| LibreOffice Calc | 表計算 | Windows、Mac、Linux | オフラインの表で、手順番号と完了の印を突き合わせられる |
- すでにExcelがあるパソコンなら、新しいソフトを入れずにその表で足りる
- 記録を書く人と、抜けを確認する人が分かれているなら、ブラウザのスプレッドシートで同じ表を開く
- ネットにつながらない現場なら、Calcのようにオフラインで開ける表計算を使う
飛ばした手順の出し方
手順書を上から読み返しながら記憶で確かめるのではなく、番号の表を一度作ってから空欄だけを見ます。画面のクリック順はソフトで違うので、どの表でも共通の流れだけにします。
- 手順書の手順を、番号と内容の2列で1行ずつにする
- 終わった作業の記録を、同じ番号の行へ完了の印として写す
- 印がない行だけを残し、飛ばした手順の一覧にする
- その一覧を、次に作業する人へ手順書と一緒に渡す
- 手順書の版と、現場が使った版で番号が違うと、別の手順を抜けにしてしまう
- 「一通り終わった」というまとめは、番号の行へ分解してから印を付ける
- 印がない行を一覧にしただけで渡さないと、次の人が同じ箇所を飛ばしたままになる
- 手順の言い換えで行を増やすと、番号がずれて抜けが偽になる
点検引渡しの抜け
たとえば、点検の引渡し前に、青木さんが手順書の番号を1行ずつ表へ写し、終わった作業の記録がある番号だけに印を付けたとします。印がない行だけを残し、その番号の一覧を次の担当へ手順書と一緒に渡します。
複合機がない場合のおすすめ
飛ばした手順の一覧を紙で渡すときに、複合機がまだないなら用意してください。個人的には、ホワイトで本体と初期インクが揃うエプソン エコタンク EW-M638Tがおすすめです。前のトレイにA4を最大250枚入れられ、両面を自動で印刷でき、USB・有線LAN・無線LANに対応しています。
文書の手順書や抜けの一覧を刷るときは、顔料の黒1色と染料のカラー3色をボトルで入れる方式が使えます。原稿台で1枚ずつ読む機種で、複数枚を自動で送るADFはなく、写真の6色機とも別です。A4の枚数、両面印刷、接続と原稿台の読み取りは、エプソン公式のEW-M638T仕様で確認できます。
エプソン エコタンク EW-M638T
まず表を作る
手元の表計算に、手順書の番号を1行ずつ入れてください。終わった作業の記録がある行だけに印を付け、印のない番号を次の人へ渡します。紙で渡す複合機がまだない場合は、エプソン エコタンク EW-M638Tの商品ページを見て、A4の文書印刷と原稿台の1枚ずつの読み取りで足りるかを確認してみてください。
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