契約書スキャンでページ順と署名を確認する方法

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

契約書を送る前に、ページ順と署名頁が揃っているか落ち着かない。

ページが抜けたまま送ってしまうのが気になりますよね。

契約書の読み取り方

契約書はページごとに読み取り、ページ順と署名頁を確かめてから送りましょう。

1ページずつデータにしてから並べ直すと、抜けた頁や、署名頁が別の場所に入ったまま送る負担を減らせます。

使える読み取り手段

紙の契約書をデータにする手段は、パソコンの標準機能とスマホの書類スキャンに分かれます。どちらも、1枚ずつ読んだものを1つのPDFへまとめてから中身を見ます。

• パソコンとスキャナーがある場合は、OSの取り込みで1ページずつ読みます。
• 手元がスマホだけの場合は、書類スキャンでページごとに保存します。
• まとめたあとは、ページ順と署名頁を自分の目で確認します。ソフトが署名の有無まで自動で判定する前提にはしません。

送る前の確認手順

読み取りと、送る直前の確認は分けて進めると整理しやすいです。ボタンの位置は機種やソフトで違うので、共通の流れだけを押さえます。

1. 紙の契約書の枚数、裏表、署名がある頁を先にメモします。
2. 1ページずつ読み取り、並びを紙の順に合わせます。
3. 1つのPDFにまとめ、先頭から末尾まで開いて欠落と向きを見ます。
4. 署名頁が紙と同じ位置にあり、署名と日付が読めることを確認してから送ります。

• 両面の契約書は、奇数頁と偶数頁が対になっているかを紙と突き合わせます。
• 署名が最終頁以外にある場合は、その頁番号を紙の条文と照合します。
• 文字が切れている頁や、影で署名が潰れている頁は、その頁だけ読み直します。
• ページ順が合っていても、別の契約書の頁が混ざっていないかを件名と日付で見ます。

複合機がない場合のおすすめ

契約書をページごとに読んで確認する流れは、パソコンやスマホでも進められます。複合機がまだ手元にない場合、私はキヤノン PIXUS TS8930 ホワイトを候補にします。原稿台でA4またはレターまでの紙を1枚ずつ読み取れる複合機です。

A4の契約書を原稿台へ1枚ずつ載せて読める点が、ページ順を自分で揃える作業に合います。ADFは付いておらず、A3の原寸や束の連続読み取りには向きません。この商品は複合機本体で、追加インクのセットではありません。USB接続時のケーブル同梱範囲は購入前の確認が必要です。原稿台の最大サイズとADFの有無は、キヤノン公式のTS8930仕様ページで確認できます。

キヤノン PIXUS TS8930 ホワイト

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まず紙の枚数を数える

手元の契約書の枚数と、署名がある頁を先に書き出してみてください。読み取りは、パソコンの標準機能かスマホの書類スキャンから始められます。複合機がまだない場合は、キヤノン PIXUS TS8930 ホワイトの商品ページで、A4の原稿台で読めるかを確認してみてください。