提出リストと納品フォルダを照合して足りないファイルだけコピーする

納品フォルダに入れるファイルが、リストより少ないまま渡してしまうことがあります。

足りないファイルだけ移す

提出リストのファイル名と納品フォルダの中身を照合し、リストにあってフォルダにないファイルだけをコピーしましょう。

提出リストと納品フォルダは別々に更新されるので、フォルダを開いただけでは抜けが残ります。名前を突き合わせて無いものだけを足すと、足りないファイルのまま渡すことを避けられます。

照合に使う手段

照合は、提出リストに書いたファイル名が納品フォルダの中にあるかを見る作業です。件数と手元の環境で、次の手段を使い分けます。

手段	種類	対応環境	照合のしかた
名前順の表示	OSの標準機能	WindowsとmacOS	両方を名前順にして、リストの名前がフォルダにあるか見る
ファイル名の検索	OSの標準機能	WindowsとmacOS	リストの名前を検索し、納品フォルダに出るか見る
表での突き合わせ	表計算ソフト	WindowsとmacOS	リストとフォルダのファイル名一覧を表で突き合わせる
不足だけのコピー	コピー機能	WindowsとmacOS	無いと分かったファイルだけを納品フォルダへコピーする

• 件数が少ないときは、名前順の表示かファイル名の検索で足りない名前を拾います。
• 件数が多いときは、ファイル名の一覧を表へ書き出してリストと突き合わせます。
• 同じ名前がすでに納品フォルダにあるファイルは、そのまま残します。

照合して不足だけ移す

提出リストには渡す予定のファイル名が並んでいて、納品フォルダは実際に渡すファイルの置き場です。

1. 提出リストのファイル名を、拡張子まで含めて揃えます。
2. 納品フォルダの中にあるファイル名を、同じ単位で一覧にします。
3. リストにあって納品フォルダに無い名前だけを抜き出します。
4. 抜き出したファイルだけを、確定した保管場所から納品フォルダへコピーします。

• 比べる単位は、拡張子まで含めたファイル名です。
• サブフォルダの中も、リストがファイル名単位なら同じ単位で見ます。
• コピー元は、提出用に確定したファイルがある場所にします。
• コピーしたあとに、抜き出した名前が納品フォルダへ入ったかを名前で確認します。

おすすめの外付けSSD

同じパソコンのフォルダ同士を照合するだけなら、外付けSSDは要りません。別のパソコンへ納品フォルダを持っていくとき、まだ手元になければ、私はKingston XS1000 2TB ブラックをおすすめします。型番SXS1000/2000Gの2TBで、1TBモデルや4TB以上のモデルとは容量が違い、USB 3.2 Gen 2で接続します。

最大読取1050MB/sと最大書込1000MB/sは最大値で、いつもその速度になるわけではありません。防水防塵のIP規格はなく、付属ケーブルと接続先が合うかを確認してから使ってください。容量と接続の詳細はKingston XS1000 2TBの公式ページで確認できます。

まず名前を突き合わせる

まず提出リストと納品フォルダのファイル名を、拡張子まで含めて突き合わせてください。足りない名前だけを、確定した保管場所から納品フォルダへコピーします。別のパソコンへ持っていく外付けSSDがまだなければ、紹介したKingston XS1000 2TB ブラックの商品ページで、付属ケーブルと接続先を確認してみてください。

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