発注の納入先と納品書の納入先を照合して納入先が違う伝票だけ出す

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

納品書の納入先が、発注した場所と違っていないか気になる。

納入先が違う伝票を、そのまま受領に回したくないところです。

納入先が違う伝票

発注の納入先と納品書の納入先を伝票番号で突き合わせ、違う行だけを残しましょう。

違う行だけが残ると、発注した場所と別の場所へ納品した伝票を、一致している伝票と一緒に受領へ回す見落としを分けられます。

使える表計算

納入先の照合は、発注の一覧と納品書の一覧を同じ伝票番号でそろえ、納入先の文字が違う行だけを残す作業です。細かい操作はソフトごとに違うので、共通して使える手段だけを整理します。

• 社内の伝票がExcelにあるなら、発注と納品書を同じ列の意味で並べて照合します。
• 複数人で同じ表を見るなら、Googleスプレッドシートで伝票番号と納入先の列をそろえます。
• いまのパソコンにLibreOffice Calcがあるなら、その表でも同じ照合ができます。
• パソコンがないときは、伝票番号ごとに発注の納入先と納品書の納入先を見比べ、違う伝票だけを別紙へ書き出します。

照合の流れ

発注と納品書を、伝票を一意に結ぶ番号でそろえてから納入先を比べます。製品ごとのメニュー名は置かず、どの表計算でも共通する流れだけにします。

1. 発注の伝票番号と納入先、納品書の伝票番号と納入先を、同じ列の意味で二つの表に分ける。
2. 伝票番号を鍵にして、発注の行と納品書の行を一対一でそろえる。
3. そろった行の納入先を比べ、文字が違う行だけを別の表へ残す。
4. 残った伝票は、発注側の納入先と納品書側の納入先を並べて、受領に回す前に確認する。

• 比べる対象は納入先だけにし、この抽出の条件へ別の列を混ぜない。
• 株式会社の有無、空白、全角と半角は、照合の前に同じ書き方へそろえる。そろえないと、場所は同じでも違う伝票として残る。
• 片方に伝票番号がない行は、納入先違いとは別の未照合として分ける。
• 違う行がゼロなら、その一覧の範囲では納入先の不一致はない。ゼロ件を、全伝票の受領完了とは読まない。

おすすめのパソコン

上の表計算で発注と納品書を照合する場合、パソコンがまだ手元にないなら、表を開いて行を並べられる一台を用意してください。個人的にはASUS Zenbook S14 UX5406SA-U7325GRSがおすすめです。14型で、Core Ultra 7 258V、メモリ32GB、SSD 512GB、Windows 11 Homeなので、発注一覧と納品書一覧を一台で開けます。

グラフィックはCPU内蔵のArcです。納入先の照合は表計算が中心なので、購入前は使うソフトと、メモリ32GB、SSD 512GBに伝票の表が収まるかを見てください。画面サイズとメモリの内訳は、ASUS Zenbook S14 UX5406の公式仕様で型番ごとに確認できます。

ASUS Zenbook S14 UX5406SA-U7325GRS

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まず違う行を出す

発注と納品書を伝票番号でそろえ、納入先が違う行だけを残すところから始めてみてください。パソコンがまだない場合は、ASUS Zenbook S14 UX5406SA-U7325GRSの商品ページで、14型、Core Ultra 7 258V、メモリ32GB、SSD 512GBの構成を確認してみてください。