社内マニュアルがあちこちに散らばっている？一か所にまとめる方法

経費の申請方法を聞かれたけど、手順書がどこにあったか思い出せないなぁ。古いファイルとチャットの説明、どっちが正しいのかなぁ。

探す時間が毎回かかると、もったいないですよね。

マニュアルをまとめるには？

まずは、マニュアルをまとめる考え方を確認しましょう。

置き場所が複数あると、どれが最新か分からなくなります。ツールの「ドキュメント機能」に書いて、そこだけを更新するようにすれば、見る場所が1つになります。

何から移す？

考え方が分かったら、移す順番を決めましょう。

よく質問される手順から移すと、効果がすぐ出ます。めったに使わない手順は後回しで大丈夫です。

古い物はどうする？

移す順番が決まったら、古いファイルの扱いも決めましょう。

移したら、元のファイルの先頭に「移動済み」と新しい場所を書いておきます。古い物を見て迷う人が減ります。

どのツールが候補？

古いファイルの扱いが決まったので、ツールの候補を見ていきましょう。

• Trello
• Notion
• Asana

「文書を書いて共有できるか」と「少人数での費用」の2つの基準で絞りましょう。内容や料金は変わるため、各公式サイトで最新の内容を確認してください。

文書を共有できる？

1つめの基準は、文書を書いて共有できるかどうかです。

ファイルを置くだけでなく、ツールの中で書いて直せると、更新が楽になります。

少人数の費用は？

2つめの基準は、少人数での費用です。

マニュアルのためだけに高いプランを選ぶ必要がないかを確認しましょう。

作業とまとめて管理するなら？

前の章の2つの基準、「文書を書いて共有できるか」と「少人数での費用」に照らすと、候補を一つに絞れます。

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今回の想定は、数人から数十人の会社で、手順書の置き場所が決まっていない人です。この用途には、私はBacklogをおすすめします。

選ぶ理由は、2つの基準を両方満たしているからです。Backlogのドキュメント機能は、すべてのプランで使えます。少人数向けのスタータープランの主な機能にも、カンバンボードや2段階認証と並んでドキュメントが入っています。作業の管理とマニュアルを同じツールで扱えます。

一方で、スタータープランは5プロジェクト・容量1GBまでです。

いくらかかる？

費用を、実際の数字で確かめましょう。

2026年10月14日確認の公式料金（税抜）は、スタータープランが年払いで年30,780円、月払いで月2,700円です。

✓ 年払いで1年使う例

• 条件：スタータープランを年払いで契約する
• 年払い：30,780円×1年
• 月払いとの差：2,700円×12か月＝32,400円より1,620円少ない
• 合計：30,780円（税抜）

※ 上の公式料金から計算した例です。

始める前の注意は？

金額が分かったら、始める前の注意も確認しましょう。

スタータープランの容量は1GBなので、大きなファイルを多く置くなら上のプランも比べましょう。価格は税抜で、2027年1月1日からプランが新しくなる予定です。

まとめる手順は？

注意点を押さえたら、まとめてみましょう。

1. 30日間の無料トライアルを始める
2. マニュアル用のプロジェクトを作る
3. よく聞かれる手順から、ドキュメントに書く
4. 元のファイルに「移動済み」と新しい場所を書く
5. 社内に、マニュアルの場所が変わったことを知らせる

✓ 質問が来たら書く例

• 条件：一度に全部を移す時間はない
• 進め方：質問が来たら、答えをドキュメントに書いてから、その場所を伝える
• 理由：よく聞かれる手順から自然にそろっていくため

Backlogの公式サイト

まず何をする？

まずは、最近よく聞かれた手順の質問を3つ書き出してみましょう。

最初に移すマニュアルが決まります。

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