入金明細と請求残を照合して入金がない請求だけ出す

請求が残ったままなのに、入金済みとして消してしまうと、あとから追いにくくなります。

未入金の請求だけ出す

請求残の一覧と入金明細を一件ずつ照合して、入金がない請求だけを出しましょう。

金額が同じ別の請求や、別の入金を未入金の請求へ割り当てると、入金がない請求まで消し込まれます。入金明細の行が一つも結びつかない請求だけを残すと、その誤りを避けられます。

照合に使う表計算

請求残と入金明細は、1行を1件にした表で見比べます。表計算ソフトなら、請求番号と金額を並べて、入金が結びつかない請求を残せます。

ソフト名	種類	対応OS	照合での役割
Microsoft Excel	表計算ソフト	Windows、Mac	請求残と入金明細を並べ、結びつかない請求を抽出する
Googleスプレッドシート	ブラウザの表計算	Windows、Mac、ChromeOS	同じ表を共有し、請求と入金の対応を残す
LibreOffice Calc	無料の表計算ソフト	Windows、Mac、Linux	手元のファイルだけで請求残と入金明細を照合する

• 請求番号をキーにできるなら、ExcelかCalcで手元の表へ入金を一件ずつ割り当てます。
• 複数人で同じ一覧を見るなら、Googleスプレッドシートに請求残と入金明細を分けて置きます。
• どのソフトでも画面の操作は違うので、共通にするのは一覧の作り方と一件ずつの割り当てです。

照合の大まかな流れ

請求残と入金明細を、同じ単位で並べてから割り当てます。ソフトごとの画面操作ではなく、どの表計算でも同じ順にします。

1. 請求残を1行1請求で並べ、請求番号、請求先、請求残額を分けて書きます。
2. 入金明細を1行1入金で並べ、入金日、入金元の名前、入金額を分けて書きます。
3. 請求番号が一致する組、または請求先と残額が他の請求と重ならない組だけに、入金を一件ずつ割り当てます。
4. 入金の行が一つも結びつかなかった請求だけを、別の一覧に残します。

• 金額だけが同じ請求は、別の請求として残します。同じ金額の入金1件で両方を消し込むと、未入金まで消えます。
• 入金1件は請求1件にだけ使います。余った入金を別の未入金へ回すと、入金がない請求が消えます。
• 一部だけ入っている請求は、入金がない請求の一覧へ入れません。残額は別の確認にします。
• 請求先の名前が似ていても、請求番号が違う請求は未入金のまま残します。

パソコンがない場合

表計算で請求残と入金明細を並べるとき、パソコンがまだないなら、画面が広くテンキーがあるWindows機を用意してください。個人的にはASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIが、この照合には使いやすい1台です。国内型番M3607KA-AI5165SIは16型の有機ELで、日本語テンキー付きキーボードがあり、色はクールシルバーです。

Officeは付属しないので、表計算ソフトは別に用意してください。グラフィックスはCPU内蔵のRadeonで、本体は約1.7kgです。16型とテンキーの有無は、ASUS Vivobook S16 M3607の公式仕様表で確認できます。

まず請求残を並べる

請求残を1行1請求で並べ、入金明細と一件ずつ照合してみてください。入金の行が結びつかない請求だけを残すと、未入金の消し込みを避けられます。パソコンがまだない場合は、ASUS Vivobook S16 M3607KA-AI5165SIの商品ページで、16型とテンキー、Officeが付かないことを確認してみてください。

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