会場の備品と持っていく備品を突き合わせて足りないものだけ用意する

会場にあるものまで、もう一度用意してしまいそうですよね。

備品の突き合わせ

会場の備品一覧と、持っていく備品一覧を同じ表に並べ、足りないものだけを抜き出しましょう。当日必要な備品を基準にし、会場にあるものと持っていく予定のものを同じ行で見比べ、どちらでも足りない分だけを用意の対象にします。

二つの一覧を別々のメモのまま見ると、会場にあるものまでもう一度用意したり、どちらにもないものに気づかなかったりします。項目名と数をそろえて同じ行に置くと、重複と不足が一つの表の中で分かれ、用意する対象が会場全体の備品表と混ざりません。

使える表計算ソフト

会場側と持参側の一覧を並べ、一致しない行を残す作業には表計算が向いています。

ソフト名	種類	対応OS	照合の特徴
Microsoft Excel	表計算	Windows、Mac	二つの一覧を同じシートへ置き、項目名で突き合わせる
Google スプレッドシート	ブラウザの表計算	Windows、Mac、ChromeOS	共有した表へ会場側と持参側の更新を集める
LibreOffice Calc	無料の表計算	Windows、Mac、Linux	手元のファイルだけで同じ突き合わせをする

• 会場の担当者とファイルを渡すなら、Microsoft Excelで同じ項目名の表にします。
• 会場側と持参側を同時に直すなら、Google スプレッドシートで一つの表を共有します。
• 追加の契約をせず手元のファイルだけで済ませるなら、LibreOffice Calcで同じ列構成にそろえられます。

不足だけ出す流れ

用意するのは、会場にも持っていく一覧にも入っていない備品と、数が足りない分だけです。全体の備品表をそのまま用意リストにすると、会場にあるものまで混ざります。

1. 当日必要な備品、会場にある備品、持っていく備品を、同じ項目名で別の列に書き出す。
2. 項目名と規格をそろえ、同じ備品が同じ行に来るように並べる。
3. 会場の列か持参の列で足りている行を外し、どちらでも足りない行だけを残す。
4. 残った行の不足分だけを、数と規格が決まっているものから用意する。

• 呼び方が違っていると、同じ備品が不足に見えます。会場側の呼び方にそろえてから照合します。
• 会場にあるものは、持っていく一覧へ重ねて用意しません。
• 数が足りないときは品目ごとではなく、不足の数だけを残します。
• 規格や端子が違う場合は、会場にあるものとは別の行にして、必要な側だけを用意リストへ残せます。

パソコンがない場合

表計算で会場の備品と持っていく備品を突き合わせる場合、パソコンがまだないならWindowsで表を作れるものを用意してください。個人的にはLenovo IdeaPad Slim 3 83K600A4JPがおすすめです。14型の1920×1200画面に、Ryzen 5 7535HS、メモリ16GB、SSD512GB、Windows 11 Home日本語版を載せた国内モデルで、二つの一覧を同じ表に置いて足りない行だけを残せます。

Windows 11 Homeの14型画面なら、必要な備品、会場、持参の列を同じ表に並べられます。Officeは版と有効化の条件を購入先で確認する必要があり、無条件の永続同梱としては扱えません。画面サイズとWindowsの構成は、Lenovo公式のIdeaPad Slim 3 Gen10ページで確認できます。

まず表を作る

当日必要な備品、会場にある備品、持っていく備品を、Excel、Google スプレッドシート、LibreOffice Calcのどれかで同じ表に書き出してください。足りない行だけが残ったら、その分から用意を始められます。パソコンがまだない場合は、Lenovo IdeaPad Slim 3 83K600A4JPの商品ページで画面サイズとWindowsの構成を確認してみてください。

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