問い合わせの返信期限と未返信を照合して過ぎそうなものだけ出す

まだ返していない問い合わせが、期限の一覧に埋もれている状態ですね。

過ぎそうな件だけ出す

問い合わせの返信期限と、まだ返していない件を同じ表で照合し、期限を過ぎそうなものだけを出してから返信しましょう。

期限と未返信を別々に見ていると、すでに返した件や、まだ余裕がある件まで返信の順番に混ざります。同じ表で期限と未返信を突き合わせ、過ぎそうな行だけを残すと、先に返す件が表の上に残ります。

使うソフトの整理

返信期限と、まだ返していないかどうかは、表計算の別々の列に置くと照合できます。

ソフト名	種類	対応OS	主な役割
Microsoft Excel	表計算	Windows	期限と未返信を列に分け、過ぎそうな行だけを残す
LibreOffice Calc	表計算	Windows	同じ列構成で期限と未返信を照合する
Googleスプレッドシート	表計算	ブラウザ	共有の表で期限と未返信を見比べる

• Microsoft Excelは、手元のWindowsで期限の列と未返信の列を分けて並べるときに使います。
• LibreOffice Calcは、Excelと同じ列の考え方で期限と未返信を照合するときに使います。
• Googleスプレッドシートは、ブラウザで表を共有し、期限と未返信を一緒に見るときに使います。

照合してから返信

期限を過ぎそうな件だけを出す流れは、どの表計算でも次の順で足ります。ボタンの位置はソフトごとに違うので、画面の細かい操作ではなく、列の意味と残す行だけをそろえます。

1. 件名、返信期限、未返信かどうかを、別々の列に並べる。
2. まだ返していない行だけを残し、返信期限が近い順に並べる。
3. 期限を過ぎそうな行だけを残す。
4. 残った件から返信する。

• 返信期限と、未返信かどうかは同じ列に書かず、別の列に置きます。
• すでに返した件は、期限を見る前に表から外します。
• 過ぎそうな行が残ってから、その件の返信を書きます。
• 期限の日付と、未返信かどうかは、行ごとに同じ件へ対応させます。

おすすめのパソコン

表計算で期限と未返信を照合する場合、パソコンがまだないなら事務の表に使えるものを用意してください。個人的にはLenovo IdeaPad Slim 3 83K200CPJPの1台がおすすめです。確認できた構成は、型番83K200CPJP、Core i5-13420H、メモリ16GB、ストレージ512GB、16型WUXGAのIPS非光沢、日本語版Windows 11 Homeです。

期限と未返信の表を机に置く事務では、確認できた16型のIPS非光沢だと列を見比べやすいです。Officeの有無、版、期間、追加費用は購入先で別に確認し、付属の永続利用としては扱いません。国内SKU 83K200CPJPの掲載は、LenovoのIdeaPad Slim 3 16IRH10の仕様表で確認できます。

まず表を作る

件名、返信期限、未返信かどうかを別の列にした表を作り、まだ返していない件のうち期限を過ぎそうな行だけを出してから返信してみてください。パソコンがまだない場合は、紹介したLenovo IdeaPad Slim 3 83K200CPJPの商品ページで型番と構成を確認してみてください。

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