カテゴリー: 資料管理

書類を検索できるPDFにする手順を知りたい人向けの本と、ScanSnap iX2500・iX2400・iX110に対応し、Dropboxでの活用も扱う本を紹介します。

必要書類リストと集めた書類を同じ書類名で突き合わせ、足りない書類だけを集めます。表計算や紙の表で進められ、パソコンがまだない人には短い機種案内もあります。

出席者の名前と資料の受け取りサインを表計算で照合し、サインがない人だけを出してから渡します。パソコンがまだないときは、表を開いて二つの列を比べられるWindowsのノートを用意します。

決めた項目を一覧にして議事録と見比べ、載っていない項目だけを足します。文書とブラウザで照合し、パソコンがまだない場合は15.3型ノートを確認できます。

メール本文の型番と添付ファイルの型番を一件ずつ照合し、違うものだけを分けて送り直す流れです。表計算の使い分けと、パソコンがまだない場合の1台も短く案内します。

原本の総枚数とスキャンファイルのページ数を先頭から照合し、足りないページだけを撮り直してから渡します。複合機がまだない場合は、複数枚を送れる機種を商品ページで確認します。

送付状に書いた枚数と同封した書類の枚数を表で照合し、足りない書類だけ足してから封をします。複合機がなければエプソン カラリオ EP-887AWも候補です。

人の名前と資料の種類を1行ずつ見て、1対1でない組は分けてから渡します。タブレットがなければLenovo Idea Tab Plusの画面の大きさを確認できます。

向きが逆のページだけを先に抜き、文字の上と綴じる辺を揃えてから綴じます。紙を回すだけで足りる場合と、印刷やコピーで出し直す場合を分け、複合機がまだないときの目安も示します。

ページ番号が飛んでいる束を揃った束と分け、欠けたページを埋めてから綴じます。元のファイルからその番号だけを補い、複合機がまだない場合はキヤノン PIXUS TS3730 ブラックを確認します。

署名欄が空のページだけを分け、署名を足してから綴じます。見る手段と、署名した紙を戻して閉じる流れを整理し、複合機がまだない場合の一台にも短く触れます。

書類は1枚ずつ表と裏を見て、白紙の裏と抜けを分けてから束ねます。控え用の複合機がまだないときは、原稿台で1枚ずつ読める機種を確認します。

配る資料は1部ずつめくり、ページ順と人数分の枚数を確認してから渡します。複合機がなければ、白黒の文書向けの1台を商品ページで確認できます。

送るPDFの1ページ目を開き、日付と宛名が相手と送る日に合うかを見てから送ります。パソコンがまだない場合は、14型のWindows機を用意します。

納品ファイルは、日付と案件名が分かる名前にしてから開き、宛先や版、別案件の残りを見て渡します。パソコンがまだない場合の候補にも触れています。

作業の区切りごとに画面を録画し、作業名と時刻と結果をメモへ残して、終わりに日報へまとめます。パソコンがまだない場合は、紹介したWindows機の商品ページを確認します。

契約書は1ページずつ読み取り、PDFのページ順と署名頁を確認してから送ります。複合機がなければキヤノン PIXUS TS8930 ホワイトも候補です。

手書きの議事メモは、スマホの書類スキャンか複合機でPDFにし、向きと文字を確認してからメールに添付します。複合機がまだない場合はキヤノン GX2030も確認できます。

スキャンした書類は、まず使うパソコンの決まったフォルダへ保存します。フォルダを一つ決めてソフトの保存先を合わせ、1枚読んで確認します。複合機がまだない場合は、EW-M638Tも候補です。

紙の書類をPDFにして、日付と内容のファイル名でパソコンに整理するやり方を解説します。取り込み方の違いと、スキャンからフォルダ分けまでの流れが分かります。

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