在宅ワークで複数ページの書類をコピー・スキャンするやり方

この記事を書いている人（せせら）

普段は個人事業主のプログラマーとして仕事をしています。
個人で作業効率化サービスを運営し、挑戦を続ける人々を静かに応援しています。

在宅のまま、ページの多い書類を抜けなく渡さなきゃいけない。枚数が見えるだけで、どこから揃えるか止まる。

複数ページの書類を、家で抜けなくそろえて渡すのは手間がかかります。

スキャンとコピーの使い分け

複数ページの書類は、スキャンして1つのPDFにまとめるか、複合機でコピーしましょう。在宅ワークではメールや共有フォルダへ渡すことが多いので、提出先がデータを求めているならスキャンを先にします。紙の控えが必要なときだけ、同じ原稿をコピーします。

PDFにまとめると、ページの順番を保ったまま送れます。1枚ずつ別ファイルにすると、受け取る側が並べ直す手間が増え、添付の抜けにも気づきにくくなります。コピーは紙を増やす作業なので、データの提出とは役割を分けておくと、同じ原稿を何度も読み込まずに済みます。

使える取り込み手段

複数ページを取り込む手段は、パソコン標準の機能、無料のスキャンソフト、スマホの書類アプリに分かれます。ボタンの位置はソフトで違うため、ここでは役割だけを揃えます。

ソフト名	種類	対応OS	主な役割
Windows FAX とスキャン	OS標準機能	Windows	接続したスキャナーからPDFを作る
NAPS2	無料ソフト	Windows	複数ページを1つのPDFにまとめる
Microsoft レンズ	無料アプリ	iOS・Android	スマホのカメラで書類をPDFにする

パソコンとスキャナーや複合機がつながっているなら、Windows FAX とスキャンかNAPS2でページを続けて取り込み、1つのPDFにします。
スキャナーがなく枚数が少ないときは、Microsoft レンズで1枚ずつ撮ってPDFにします。影や傾きの補正はアプリに任せ、細かいメニュー名は機種ごとの案内に従います。
紙の控えが要るときだけ、スキャンとは別に複合機のコピーを使います。提出先がPDFなら、コピーした紙だけでは完了にしません。

パソコンがない場合のおすすめ

Windows FAX とスキャンやNAPS2で複数ページを1つのPDFにするなら、パソコンがまだない場合はWindowsの入った1台を用意してください。個人的にはLenovo IdeaPad Slim 3 83RR00LBJPがおすすめです。Windows 11 Homeの日本語版で、15.3型の画面に取り込んだPDFを開いて確認できます。

メモリ8GBなので、取り込んだPDFを開いてメールに付ける軽い作業向きで、大量のタブや大きな表計算を同時に扱う用途には向きません。スマホや今あるパソコンでPDFが作れるなら買い足す必要はありません。Microsoft 365は試用版です。Officeを続けて使う場合は、試用版とは別にライセンスが必要です。画面サイズやプロセッサーのシリーズ仕様は、Lenovo公式の仕様ページで確かめられます。

Lenovo IdeaPad Slim 3 83RR00LBJP

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書類を扱う流れ

使うソフトが違っても、複数ページの書類を残す順番はほぼ同じです。画面の中のボタン名ではなく、原稿の準備から送り前の確認までを先に決めておくとスムーズです。

提出先がPDFか紙かを確認し、スキャンかコピーかを決める。
ホチキスやクリップを外し、枚数と片面・両面を確認する。
ページ順のまま取り込み、1つのPDFか必要な部数のコピーにする。
欠け・傾き・順番を見てから、ファイル名を付けて送る。

両面の原稿は、片面ずつ読むか、使う機器が両面読み取りに対応しているかを作業の前に分けます。自動で原稿を送れることと、両面を一度に読めることは別です。
取り込み後は先頭と最後を開き、ページ数が原稿と一致するかを見ます。
ファイル名は日付と書類名が分かる短い名前にし、提出先の容量を超えていないかを送り前に確認します。

8枚の契約書

たとえば、在宅の美咲さんが8枚の契約書をメールで返す場合、まず提出先がPDFだと確認し、ホチキスを外して8枚あるかを数えます。片面か両面かを見てからスキャンし、1つのPDFにして先頭と最後のページを開きます。枚数が8枚と一致していれば、日付と書類名を付けて送ります。

複合機がない場合のおすすめ

複数ページのコピーやスキャンをするなら、複合機がまだない場合は原稿を1枚ずつ置き直さずに進められる1台があると助かります。個人的にはブラザーファーストタンク DCP-J4143Nがおすすめです。原稿を自動で送るADFがあり、印刷は自動の両面にも対応しています。

コピーとスキャンを1台ででき、文書向けに全色顔料の大容量カートリッジを使います。ADFがあっても両面の自動スキャンができるとは限らないので、原稿の条件と両面読み取りの可否は別に確認してください。続けて使うインクはLC416系で、費用は印刷枚数に応じて別に確認してください。ADFと自動両面印刷の対応は、ブラザー公式の製品ページで確かめられます。

ブラザーファーストタンク DCP-J4143N

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最初にやること

手元の原稿で、提出先がPDFか紙かを確認し、Windows FAX とスキャンかNAPS2、またはMicrosoft レンズで1つのPDFにしてみてください。パソコンや複合機がまだない場合は、Lenovo IdeaPad Slim 3 83RR00LBJPとブラザーファーストタンク DCP-J4143Nの商品ページを見て、枚数と使い方に合うかを確認してください。

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